Για όσο καιρό θα είσαι στέλεχος σε μια εταιρεία, καλό είναι να μπεις στο πετσί του ρόλου. Θα είναι προς όφελος όλων. Και η ζωή θα κυλάει καλύτερα.
Ας παρατηρήσουμε λίγο λεπτομερέστερα την καθημερινότητα στην εταιρεία, για να ξέρουμε τι μας περιμένει. Μερικά πράγματα είναι «must», κατά το κοινώς λεγόμενον. Πόσα στελέχη σήμερα μπορούν να ζήσουν χωρίς το κινητό τους; Πόσοι έχουν μείνει στο ίδιο μοντέλο κινητού τα τελευταία πέντε χρόνια; Πόσοι μπορούν να παραμείνουν ψύχραιμοι αν πέσει το τηλεφωνικό κέντρο της εταιρείας για λίγες ώρες;
Κατ’ αρχάς, θα προσαρμοστείς σε αυτό το περιβάλλον. Μην ξεχνάς στο σπίτι το κινητό σου, είναι λάθος. Δεν είσαι συγγραφέας ή καλλιτέχνης, για να έχεις την πολυτέλεια να κυκλοφορείς χωρίς κινητό. Από την άλλη, δε χρειάζεται να είσαι με το κινητό στο χέρι, ούτε να αντιλαλούν οι ρεματιές με τη μελωδία του, ενώ εσύ το έχεις παρατήσει στο γραφείο και έχεις εξαφανιστεί. Η διακριτικότητα είναι πάντα ευπρόσδεκτη. Το ίδιο ισχύει και για την ένταση του ήχου κλήσης, αλλά και για την ένταση της φωνής σου.
Η συνολική προσοχή που μπορούμε να διαθέσουμε στο περιβάλλον μας είναι πεπερασμένη και δεδομένη. Αν για το μάνατζερ είναι απαραίτητη η ιεράρχηση των τηλεφωνημάτων από μια γραμματέα, εσύ, ως νέος υπάλληλος, είσαι ο μάνατζερ του εαυτού σου και του χρόνου σου. Εσύ δεν έχεις γραμματέα. Εκείνη θα ήταν το φίλτρο που θα σε προφύλασσε από έναν άχρηστο καταιγισμό πληροφορίας, από τον περιβόητο πληροφοριακό κορεσμό (information overload). Πρέπει να γίνεις και γραμματέας του εαυτού σου. Μη σηκώνεις το τηλέφωνο όταν έχεις δουλειά. Εκτός και αν δουλεύεις στην Πυροσβεστική.
Δεν είναι τυχαίο ότι πολλοί μάνατζερ έχουν κλειστό το κινητό όταν βρίσκονται στο γραφείο, ώστε οι άλλοι να αναγκάζονται να τους καλούν στο τηλέφωνο της εταιρείας. Εκεί η γραμματέας αναχαιτίζει τις περιττές κλήσεις και εκκλήσεις. Εσύ από την πλευρά σου μπορείς να ελέγχεις την αναγνώριση κλήσεων. Οι ανώνυμες κλήσεις ας μείνουν στην ανωνυμία τους. Εδώ έχουμε μια δουλειά να κάνουμε. Ο διευθύνων δύμβουλος μεγάλης εταιρείας πληροφορικής εξηγούσε ότι ο χρονικός ορίζοντάς του για προγραμματισμό ενεργειών είναι 10 λεπτά, δηλαδή μέχρι το επόμενο χτύπημα τηλεφώνου. Τις περισσότερες φορές έπρεπε να αποφασίσει ποια προβλήματα θα αφήσει να λυθούν μόνα τους, χωρίς καθόλου δική του παρέμβαση (laissez-faire approach). Απελευθέρωνε δηλαδή πεδία δράσης.
Αλλά και ο νέος υπάλληλος πρέπει να έχει ελευθερία κινήσεων την ώρα που δίνει στον εργοδότη την εντύπωση ότι είναι πάντα στη διάθεσή του. Γι’ αυτό δεν ωφελεί από τη μία να ξοδεύεις ενέργεια χάρη στην ευκολία μετάδοσης της πληροφορίας (τηλέφωνα, κινητά, μηνύματα, e-mail) και από την άλλη να πνίγεσαι στα τηλέφωνα για να διευθετήσεις τις λεπτομέρειες της δουλειάς σου. Εξάλλου, το τέλειο είναι ο εχθρός του καλού και όπου λαλούν πολλά κοκόρια αργεί να ξημερώσει. Ακόμη, καλό είναι να θυμάσαι ότι η επανάληψη είναι η αδελφή της ανίας (όταν δεν είναι η μητέρα της μαθήσεως) και γι’ αυτό η έξυπνη χρήση του τηλεφώνου είναι επιταγή της εποχής μας.
Συμπεράσματα
> Βασική προϋπόθεση για ένα τηλεφώνημα είναι να έχεις κάτι να πεις.
> Έπειτα, να ξέρεις σε ποιον θα το πεις.
> Τέλος, να ξέρεις πώς θα το πεις.
Τα ίδια ισχύουν και για τα e-mail.
