Αφού αρκετή πλέον από την επικοινωνία μας γίνεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι καιρός να αποκτήσουμε και το βιβλίο σωστής συμπεριφοράς μας στο διαδίκτυο, ειδικά για επαγγελματικές επικοινωνίες. Μια πρώτη προσπάθεια εδώ από την προσωπική μου εμπειρία, αλλά στο μέλλον…σχεδόν σίγουρα θα διδάσκεται στις πρώτες τάξεις του δημοτικού!
Τι νόημα έχει αυτό το μήνυμα; Μήπως θα ήταν καλύτερος κάποιος άλλος τρόπος επικοινωνίας;
Πριν καν ξεκινήσουμε, πρέπει κάθε φορά να αναρωτιόμαστε τα βασικά. Αν για παράδειγμα ανταλλάξετε γρήγορα πάνω από 2 μηνύματα με κάποιον για ένα θέμα, μάλλον απαιτείται τηλέφωνο ή συνάντηση. Προσπαθείστε πάντα στον τίτλο να συνοψίσετε το θέμα σας και κατά προτίμηση όχι μεγάλο σε μήκος ώστε να φαίνεται όταν ο παραλήπτης βλέπει σε προεπισκόπηση μόνο 20 περίπου χαρακτήρες. Καλό είναι το κάθε μήνυμα να αναφέρεται σε ένα μόνο θέμα γιατί σε αντίθετη περίπτωση χάνονται σκέψεις ή μπερδεύονται οι απαντήσεις.
Σε ποιόν θα πάει αυτό το μήνυμα; Πως θα φανεί στους αποδέκτες;Ένα συχνό λάθος , συχνά από ευθυνοφοβία, είναι η αποστολή σε περισσότερους αποδέκτες από ότι χρειάζεται. Όσοι λιγότεροι τόσο καλύτερο. Ιδιαίτερα τα πεδία cc και Bcc αποκτούν επικίνδυνη σημασία από… διπλωματικής άποψης. Είναι σαν να συγκαλείτε μια συνάντηση με όλους τους αποδέκτες δημοσίως. Αν σας μήνυμα που απευθύνεται σε άλλον, μην το αγνοήσετε. Προωθήστε το με τα σχόλιά σας, είναι πιο ευγενικό.
Είναι ξεκάθαρο το μήνυμα; Δεν χρειάζεται να ακολουθούμε συγκεκριμένο τρόπο γραφής, μόνο να σκεφτόμαστε τους αποδέκτες και να γράφουμε με τον αντίστοιχο τρόπο. Μια από τις χαρές του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι δεν χρειάζεται να ακολουθούμε κάποια σύμβαση. Ενδεχομένως, μετά από τα πρώτα μηνύματα γνωριμίας με κάποιον να αρκεί ένα απλό μικρό όνομα στο τέλος και ίσως τίποτα στην αρχή. Ξεχωρίζετε όμως όσο μπορείτε πάντα τα σημεία με άποψη από αυτά με αντικειμενικά στοιχεία. Χρησιμοποιείστε αρίθμηση ή αστερίσκους για λίστες. Αποφύγετε τα κεφαλαία γράμματα ΓΙΑΤΙ ΕΙΝΑΙ ΣΑΝ ΝΑ ΜΑΣ ΦΩΝΑΖΕΤΕ ΣΤΟΝ ΚΥΒΕΡΝΟΧΩΡΟ!!
Είναι απαραίτητο να το στείλω; Μια καλή τακτική για σημαντικά μηνύματα είναι μετά την συγγραφή τους να τα αφήνουμε στα «Πρόχειρα» για λίγο πριν τα στείλουμε. Είναι τόσο εύκολο να διορθωθεί ένα ηλεκτρονικό κείμενο ώστε να είναι κρίμα να μην το κάνουμε. Σκεφτείτε τον αναγνώστη σας και πως θα εκλάβει το νόημα. Ιδιαίτερα αν είστε φορτισμένος/η συναισθηματικά δείτε το σχετικό πινακάκι γιατί την παθαίνουμε όλοι συχνά έτσι.
Χρειάζεται δομή το μήνυμα; Πολλές φορές ένα email είναι τόσο σύντομο ώστε να ξεχνάμε την ανάγκη για σωστή ανάπτυξη του θέματος. Μόλις δείτε να ξεφεύγετε από τις 3 αράδες σκεφτείτε το όμως λίγο. Είναι ο τίτλος μια σωστή περίληψη; Στις πρώτες προτάσεις καλύπτετε σωστά το υπόλοιπο μήνυμα; Έχετε βάλει περιττές σάλτσες; Μπορούν να μαζευτούν σε συγκεκριμένες κατηγορίες τα θέματα αντί για παχουλές παραγράφους που μπερδεύουν; Και βέβαια, χωρίστε τα θέματα και σε ξεχωριστά μηνύματα ή και ξεχωριστούς αποδέκτες όσο μπορείτε.
Είναι σημαντική η αισθητική του μηνύματος αυτού; Μια από τις μεγάλες χαρές του email είναι ακριβώς η έλλειψη αισθητικής. Δεν χρειάζεται να «καθαρογράψουμε» ούτε να ψάχνουμε για τον κατάλληλο φάκελλο. Γενικά είναι κουτό να χάνουμε χρόνο στις λεπτομέρειες της εμφάνισης του μηνύματος. Κρατήστε τις γραμμές κάτω από 65 χαρακτήρες ώστε να διαβάζονται σε όλα τα προγράμματα και βάλτε κενές γραμμές όπου απαιτούνται. Αν χρησιμοποιείτε κάποιο πρόγραμμα με υπογραφή ή ιδιαίτερο στυλ, φροντίστε να αρμόζει στο περιεχόμενο, τον σκοπό και τον αποδέκτη. Σχεδόν σίγουρα δεν είναι καλή ιδέα να φεύγουν όλα τα μηνύματά σας με μια αυτόματη υπογραφή. Καλύτερα όμως να το αποφύγετε παντελώς. Για εμπορικούς λόγους, καλύτερα ίσως τα html μηνύματα με πλήρη εικαστική άποψη και θέση. Σε κάθε περίπτωση το μήνυμα πάνω από 400KB αποτελεί πρακτικό πρόβλημα για οποιονδήποτε λειτουργεί με μια αργή σύνδεση internet.
Μήπως πρέπει να γίνει κάτι με αυτό το email;Όταν δείτε να παρατραβάει μια online «συζήτηση» πρέπει, όπως θα γινόταν και σε μια κατ’ιδίαν συνάντηση, να κάνετε μια περίληψη και να το ξανασκεφτείτε. Ο τίτλος του μηνύματος πρέπει να αντανακλά την εξέλιξη του θέματος και όχι απλά να καταντήσει μια σειρά από «FW: FW: FW: …ο αρχικός τίτλος.»
Μήπως δεν είναι απαραίτητο να απαντήσω; Τι να κόψω;Απαντήσεις τύπου «ΟΚ» ή «συμφωνώ» ή «καλό φαίνεται» πολύ συχνά δεν χρειάζεται καν να γραφτούν. Γενικά παλιές συμβάσεις ευγένειας όπως «Καλημέρα Αλέξη» στην αρχή του μηνύματος μπορούν να αποφευχθούν καθότι το μήνυμα είναι προσωπικό. Αν δεν απευθυνόταν σε εμένα, δεν θα το διάβαζα! Με τον ίδιο τρόπο, μακροσκελής τύποι ευγένειας στο τέλος του μηνύματος συνήθως αποφεύγονται. Το email είναι σύντομο, σχεδόν σαν αυτοσκοπός. Αντίθετα όμως, αν ζητάτε κάτι, το «παρακαλώ» ποτέ δεν πάει χαμένο, ούτε και το «ευχαριστώ».
Η ψυχρότητα του υπολογιστή δεν μας δικαιολογεί ώστε να ξεχνάμε τους καλούς ανθρώπους γύρω μας!
(To αρθρο αυτο το εγραψα το 1997 σε ενα παλιό μου blog αλλα γενικα ισχυουν σχεδον όλα όσα περιγραφει.)
